مدیریت چکهای داروخانه
چک داروخانه فقط یک تاریخ و مبلغ نیست. باید مشخص باشد برای کدام شرکت و فاکتورها صادر شده، چه زمانی تحویل داده شده، چه کسی آن را دریافت کرده و در نهایت وصول یا برگشت خورده است.
هیچ چک و سررسیدی نباید میان فاکتورها گم شود
ثبت چک در دفتر یا فایل جدا باعث میشود ارتباط آن با بدهی شرکت پخش از بین برود. در فارماحساب هر چک به فاکتورهای مرتبط متصل است و تغییر وضعیت آن در سوابق باقی میماند؛ بنابراین هم تعهد بانکی و هم مانده فاکتور قابل پیگیری است.
این فرایند در فارماحساب چگونه کنترل میشود؟
هر قابلیت برای حل یک مسئله مشخص طراحی شده و اطلاعات آن با سایر بخشهای مالی مرتبط میماند.
یک چک برای چند فاکتور
چند فاکتور یک شرکت را انتخاب و مبلغ چک را میان آنها تخصیص دهید.
چند چک با تاریخ متفاوت
مبلغ بدهی را به چند چک تقسیم کنید و با تغییر یک مبلغ، تقسیم باقیمانده را اصلاح کنید.
تقویم شمسی سررسید
چکهای امروز، نزدیک، عقبافتاده و ماههای آینده را در تقویم ببینید.
تحویل و دریافتکننده
تاریخ تحویل، نام تحویلگیرنده و شماره رسید را ثبت کنید.
وصول یا برگشت
تاریخ واقعی وصول یا دلیل برگشت را همراه تاریخچه تغییر وضعیت نگه دارید.
چاپ روی برگه چک
جای مبلغ، تاریخ، در وجه، بابت و شناسه ملی را روی تصویر چک تنظیم و چاپ کنید.
روند کار، مرحلهبهمرحله
بدون فرمهای پیچیده، از ثبت اولیه تا کنترل نتیجه پیش بروید.
انتخاب بدهی
یک یا چند فاکتور تسویهنشده از یک شرکت را انتخاب کنید.
ساخت برنامه چکی
تعداد چک، مبلغها، حساب بانکی و تاریخهای سررسید را تعیین کنید.
پیگیری چرخه چک
تحویل، وصول یا برگشت را ثبت کنید تا سوابق و حسابها دقیق بمانند.
چرخه کامل چک، مهمتر از ثبت شماره و سررسید است
چک تا زمانی که وصول نشده یک تعهد فعال است. بنابراین نرمافزار باید رویدادهای قبل و بعد از سررسید را ثبت کند و ارتباط چک با حساب بانکی و بدهی شرکت را حفظ کند.
پیش از تحویل
چک ثبتشده ممکن است هنوز نزد داروخانه باشد. تفکیک «در انتظار تحویل» از «تحویلشده» مشخص میکند تعهد ایجاد شده اما سند هنوز به شرکت تحویل نشده است.
در زمان سررسید
نمایش تقویمی، جمع مبلغ سررسیدهای روز و هشدار روزهای آینده به مدیر فرصت میدهد موجودی حساب صادرکننده را کنترل یا وجه لازم را منتقل کند.
پس از سررسید
وصول یا برگشت باید با تاریخ واقعی و توضیح ثبت شود. ثبت وصول در تاریخ سررسید، در حالی که بانک در روز دیگری مبلغ را کم کرده، گردش حساب را نادرست میکند.
برنامه نقدینگی آینده را قبل از سررسید ببینید
تقویم و داشبورد چکها نشان میدهد در هفته و ماه آینده چه مبلغی باید از حسابهای بانکی پرداخت شود. این دید به مدیر داروخانه کمک میکند پیش از سررسید برای موجودی حساب برنامهریزی کند.
پرسشهای متداول
پاسخ کوتاه به پرسشهایی که پیش از انتخاب این راهکار مطرح میشوند.
آیا میتوان چند فاکتور را با یک چک پرداخت کرد؟
بله؛ به شرط آنکه فاکتورها متعلق به یک شرکت باشند، سهم هر فاکتور از مبلغ چک ذخیره میشود.
تحویل چک میتواند قبل از سررسید باشد؟
بله. تاریخ تحویل و تاریخ سررسید دو رویداد مستقل هستند و تحویل زودتر خطا محسوب نمیشود.
چک وصولنشده جزء بدهی محسوب میشود؟
تا پیش از وصول، تعهد چکی جداگانه قابل مشاهده است تا بدهی آزاد و مبلغ تعهدشده با هم اشتباه نشوند.
۵ روز استفاده آزمایشی، بدون پرداخت و بدون ثبتنام
پس از نصب میتوانید حسابها، شرکتها و عملیات واقعی موردنیاز خود را تعریف و بررسی کنید.